Veranstalter der 18. BTW 2019 sind der Lehrstuhl Datenbank- und Informationssysteme der Universität Rostock und die Gesellschaft für Informatik e.V..

Die fachliche Leitung der Tagung, Koordination der verschiedenen Programmteile sowie die vollständige organisatorische Abwicklung der gesamten Tagung liegt in Händen des Lehrstuhls DBIS der Universität Rostock. Zur fachlichen Leitung gehört unter anderem die Berufung der Vorsitzenden aller Komitees, die für die fachliche Qualitätskontrolle der Tagung zuständig sind, sowie die softwaretechnische Unterstützung des gesamten Begutachtungsprozesses, inklusive Programm- und Ablaufplanung und Raumzuordnungen. Die vollständige redaktionelle Bearbeitung des Tagungsbandes mit allen Beiträgen liegt ebenfalls in der Hand des Lehrstuhls.

Die Gesellschaft für Informatik übernimmt die vollständige finanzielle Abwicklung und die finanzielle Verantwortung für die Tagung sowie unterstützt die Tagungsleitung in Form des fachlich zuständigen GI-Fachbereichs DBIS mit der Bereitstellung von Komitees und Gutachtern für die Qualitätskontrolle aller Programmteile. Dieser Fachbereich sorgt auch für die Koordination der gesamten Tagungsreihe BTW und die Koordination der verschiedenen, im zweijährigen Turnus wechselnden lokalen Veranstalter (üblicherweise Datenbankforschungsgruppen an Universitäten im deutschsprachigen Raum).